Il valore di uno strumento aumenta in proporzione al numero di persone che lo utilizzano (Legge di Metcalfe). Per questo motivo in ogni realtà aziendale diventa sempre più importante, al crescere del numero di utenti, l'utilizzo di opportuni strumenti per la condivisione delle informazioni.

In quest'ottica, un software di Groupware diventa lo strumento abilitante di una serie di servizi:

• calendari e rubriche;
• Webmail;
• liste To-do, appuntamenti, telefonate;
• gestione progetti;
• prenotazione di risorse aziendali;
• Wiki interna;
• Chat interna;
• catalogazione della conoscenza aziendale (sia ai fini di formazione interna che di comunicazione con i clienti).

Il tutto condiviso e liberamente aggiornabile da tutti gli utenti abilitati.